Главная » Ваш юрист » Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).

Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Необходимость в трудовой книжке

  1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
  2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
  3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.



Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
  2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
  3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
  4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

  1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
  2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
  3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
  4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
  5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
  6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
  7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
  8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
  9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
  10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.



Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

  1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
  2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
  3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

  1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
  2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
  3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
  4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.



Сведения о приеме на работу:

  1. Проставляется порядковый номер записи.
  2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
  3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
  4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

  • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
  • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
  • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

  • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
  • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
  • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.
Совместительство: ТК ведется в основном месте работы. По просьбе работника указываются данные о совместительстве, с условием предоставления документов, подтверждающих этот факт.

Как правильно заверить копию

  1. Каждая страница заверяется уполномоченным сотрудником и помечается записью о том, что копия верна.
  2. В ксерокопии указывается дата и должность работника на момент создания.
  3. Печать работодателя проставляется на каждой странице копии книжки, в том числе и на записи «копия верна».



1. Дубликат

Оформляется так же, как трудовая книжка. В нее заносятся только подтвержденные факты трудового стажа и различные сведения с последнего места работы. Выдается по требованию работника в течение 3 дней.

Информация, содержащаяся в дубликате

  1. Общий трудовой стаж.
  2. Информация о поощрении на последнем месте работы.
  3. В случае подтверждающих документов, вносятся данные о предыдущих местах, периодах работы, должности, профессии, квалификации.
  4. Номера и даты подтверждающих документов.

Основания для выдачи дубликата:

  1. Утеря ТК. В этом случае копия после подачи письменной просьбы о восстановлении документа на последнем месте занятости.
  2. Ненадлежащий вид. Если книжка порванная, промокшая, подгоревшая, испачканная, или имеет другие дефекты, ее владелец вправе обратиться к работодателю за получением дубликата.
  3. Неверные записи. В такой ситуации работнику выдается дубликат, содержащий все сведения из трудовой книжки, кроме недействительных данных, которые не прописываются.

2. Вкладыши

Вставляются в документ тогда, когда не хватает листов для заполнения. Считаются действительными в сопровождении основного документа, фиксирующего наличие вкладышей.

3. Ошибки



Перечеркивания, помарки, использование корректоров недопустимы:

  1. Для исправления неверной записи вносится изменение, которому присваивается следующий порядковый номер.
  2. Исправления вносятся работодателем, которым допущена ошибка. Остальные работодатели обладают подобным правом только при наличии заверенных документов, подтверждающих ошибку (архивные справки, копии трудового договора).

Алгоритм внесения записей об ошибках:

  1. В первой графе проставляется правильная запись.
  2. Во второй – дата исправления.
  3. В следующей графе указывается, какая именно запись исправлена и считается ошибочной.
  4. В четвертой графе обозначается дата и номер приказа, по которому были внесены изменения.

Нюансы заполнения трудовой книжки ИП

По закону, индивидуальный предприниматель является работодателем, то есть он обязан вести трудовые своих работников в соответствии с установленными нормами. Оформлять книжку на самого себя предпринимателям запрещено. До тех пор, пока гражданин числится ИП, ему начисляется трудовой стаж.

В случае если ИП устраивается на работу, его трудовая книжка заполняется в соответствии с общепринятыми правилами.

Нюансы заполнения ТК, если работодатель – физическое лицо

Для граждан, работающих на работодателя, представляющего физическое лицо, существуют свои особенности ведения документа:

  1. Трудовая книжка не хранится в отделе кадров предприятия, а остается у владельца на руках.
  2. Все договоры, на основании которых вносятся изменения (прием на работу, увольнение), регистрируются в службе занятости.
  3. Все записи подтверждаются подписью и печатью не только работодателя, но и представителя государственной службы занятости, наделенного соответствующими полномочиями.



Владелец книжки должен знать, как правильно ведется, хранится и содержится этот документ. Подобные знания гарантируют отсутствие дальнейших проблем, связанных с ТК, при устройстве на новое место работы и получении пенсии.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Вывоз ребенка за границу как выехать с ребенком на отдых, мероприятие или лечение за границу

Чтобы родители или один из родителей могли вывезти ребенка за границу на отдых, какое-либо мероприятие или лечение, необходимо придерживаться специального порядка. Для временного вывоза несовершеннолетнего гражданина в другую страну необходимо оформить визу, а также подготовить ...

Образец протокола общего собрания участников ООО

Полный пакет документов для регистрации ООО является одним из факторов, от которых зависит законность деятельность предприятия. Протокол общего собрания участников ООО — является одним из важнейших из них. Грамотно составленные бумаги уберегут от неприятностей в будущем. Эта ...

Проверка техосмотра по базе ЕАИСТО поэтапный процесс контроля

Что представляет собой база данных ЕАИСТО Рассматриваемый сервис – это единая автоматизированная информационная система ТО транспортных средств. Вся информация подлинных карт по диагностике заносится в эту базу. Система является определенной защитой от фиктивных карт проведения ...

Как и кто может утратить право пользования муниципальным жильем?

Человек может иметь жилье в собственности, может проживать в муниципальном жилье, по найму, или в ведомственном, предоставляемом на время работы или службы. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но ...

Имущественный налог для пенсионеров

Имущественный налог для пенсионеров, имеет ряд особенностей, знать которые должен каждый человек. Вплоть до 2014 года законодательством Российской Федерации не был установлен налог на недвижимое имущество, принадлежащее пенсионерам, однако сегодня, согласно Налоговому Кодексу (НК), порядок ...

Как получить квартиру многодетной семье условия предоставления

Многодетными признаются те семьи, которые имеет 3 или более детей. Оформляется такой статус в органах социальной защиты. По специальной государственной программе жилье для таких семей выделяется из муниципальной собственности, оно в дальнейшем также подлежит приватизации ...

Ищем ответ на вопрос, имеет ли гражданская жена право на наследство

Теперь гражданские браки создаются сплошь и рядом, а женщина именуется гражданской женой, официально – сожительницей. В таких семьях рождаются и растут детишки, и все вроде бы нормально, но до того момента, пока все живы и ...

Программа обеспечения жильем молодых семей

Регистрируя брак и создавая молодую семью, супруги очень часто сталкиваются с важной проблемой: где найти недорогое по цене жилье, поэтому ищут выход из этой непростой ситуации. Сегодня проблема получения доступного жилья для молодых супругов отнимает ...

Регистрация права собственности на квартиру в МФЦ, инструкция и особенности

Порядок действий При регистрации права собственности на квартиру, следует соблюдать следующий план действий: Подготовка необходимых документов. Специалист сообщит список необходимых документов, которые необходимо предоставить. Отправка необходимых документов. После сбора необходимых документов, необходимо посетить местный многофункциональный ...

Целевое использование материнского капитала: как оплатить учебу ребенка? Условия

Материнский капитал, несмотря на ограниченность его применения, может оказать большую помощь семьям. Один из вариантов его направления обучение детей. Причем, это распространяется как на школы, так и на детские сады, как на государственные учреждения, так ...

Стоимость растаможки автомобиля и порядок прохождения таможни

Многие модели иностранных автомобилей не продаются в России. Поэтому автолюбители спешат за покупкой в другую страну. Но растамаживание имеет ряд требований. Целесообразность покупки ТС за рубежом Главное преимущество покупки машины за рубежом в следующем: Отсутствует ...

Заявление и другие документы на аренду земельного участка и их образцы

Аренда земли – явление распространенное. Мало кто может себе позволить сразу же выкупить участок, куда дешевле снять его. Однако процедура оформления договора аренды – достаточно длинная и трудоемкая. Чтобы осуществить ее, нужно обить пороги нескольких ...

Как выписаться из квартиры без присутствия

Если вы столкнулись с необходимостью выписаться из квартиры нужно знать для этого некоторые нюансы, так как в России можно выполнить данную операцию несколькими способами. В основном можно разделить их на два случая: Гражданин, решивший выписаться ...

Получение задатка при покупке квартиры: понятие, нюансы и подводные камни

В процессе совершения каких-либо сделок и операций с недвижимостью покупатель не редко сталкивается с вопросом о внесении продавцу задатка. Данный процесс нельзя назвать сложным и проблематичным, однако волнения он доставляет не мало. Все объясняется объективным ...

Медицинский осмотр при трудоустройстве

Медицинский осмотр – это обязательная процедура не только для тех, кто уже является сотрудником компании или предприятия, но и для тех, кто только планирует получить работу. Основной целью этого мероприятия служит выяснение того, не принесет ...

Какими должны быть ваши действия при взыскании алиментов?

Вы подготовили иск, собрали все необходимые приложения, весь пакет документов передали в канцелярию соответствующего суда. Ваше заявление принято. Что теперь? Процедура взыскания алиментов по решению суда Если в вашем заявлении всё верно, нет неточностей, не ...

Рейтинг@Mail.ru