Главная » Финансовый ликбез » Делегирование полномочий

Делегирование полномочий

Делегирование полномочий

Продолжу цикл статей об эффективном руководстве, менеджменте и рассмотрю очень важную его составляющую – делегирование полномочий. Однако сразу хочу обратить ваше внимание: делегировать полномочия можно и нужно не только руководителю: этот принцип в какой-то степени необходимо применять абсолютно любому человеку, и не только в работе, но и в личной жизни, в повседневных делах. Сегодня я буду писать о делегировании полномочий в управлении, менеджменте, но многие описанные принципы можно легко перенести в жизнь и дела любого человека.

Прочитав эту статью, вы более подробно узнаете, для чего необходимо делегирование полномочий и ответственности в менеджменте и в жизни, как правильно делегировать полномочия, как должен происходить этот процесс, каковы основные принципы делегирования полномочий, какие ошибки чаще всего совершаются, и какие полномочия нельзя делегировать ни при каких обстоятельствах. Думаю, что вам будет интересно.

Делегирование полномочий в менеджменте – это процесс передачи руководителем своих конкретных задач подчиненному с учетом его квалификации, навыков, умений и опыта.

Цель делегирования полномочий заключается не в перекладывании своей работы и ответственности на других людей, а в грамотном распределении ее между всеми участниками бизнес-процесса, таким образом, чтобы общий результат работы компании или ее подразделения был максимально высоким. По тому, насколько грамотно менеджер делегирует полномочия, можно судить об его эффективности как руководителя.

Делегирование полномочий является той важной особенностью, которая и отличает исполнителя от управленца. Даже если человек занимает высокую должность, пока он не научится правильно делегировать полномочия, он будет оставаться обычным исполнителем, “по уши заваленным работой”, и только при умелом делегировании станет управленцем.

Можно выделить 2 основных вида делегирования полномочий:

1. Делегирование полномочий без передачи ответственности – это передача другому сотруднику рабочих задач, ответственность за которые все равно остается на руководителе (сотрудник выполняет работу, отчитывается перед своим руководителем, а тот отчитывается перед вышестоящим руководителем);

2. Делегирование полномочий и ответственности – это передача другому сотруднику и задач, и ответственности за их выполнение перед вышестоящим руководством (сотрудник выполняет работу и сам отчитывается перед вышестоящим руководителем).

Рассмотрим, для чего необходимо делегирование полномочий, какие цели и задачи оно решает.

1. Концентрация внимания руководителя на главном. Руководителю совершенно не нужно знать все до мельчайших подробностей в работе своего подразделения. Для него главное – выполнение стратегических задач. Если управленец будет “совать свой нос” во все мелочи, у него просто не будет хватать времени для действительно важных дел, и компания/подразделение будут работать неэффективно. Если руководитель стремится все делать сам, тогда зачем ему вообще подчиненные?

2. Создание кадрового резерва. Делегирование полномочий сотрудникам позволяет выделить среди них наиболее ответственных и эффективных исполнителей, чтобы обеспечить им карьерный рост и продвижение.

3. Создание здорового психологического климата в коллективе. Делегируя полномочия, руководитель должен показывать, что он доверяет выполнение важных и ответственных задач своим подчиненным. Благодаря этому, они будут чувствовать свою важность для компании, свой вклад в общее дело. Можно сказать, что грамотное делегирование полномочий – это один из методов нематериальной мотивации персонала.

4. Повышение общей эффективности труда. У каждого сотрудника компании есть свое предназначение, и своя работа, которую он может выполнить лучше других (в т.ч. лучше своего руководителя). Путем грамотного делегирования полномочий, передавая рабочие задачи тем сотрудникам, которые справятся с ними быстрее и лучше других, можно добиться максимальной эффективности работы компании.

Итак, мы уже убедились в том, насколько важно и необходимо делегирование полномочий, какие стратегические цели и задачи оно решает, а теперь поговорим о том, как делегировать полномочия правильно, грамотно и максимально эффективно.

Для этого нужно соблюсти важные правила делегирования полномочий. Рассмотрим, что нужно учесть при выборе сотрудника для делегирования задачи:

1. Уровень квалификации. Сотрудник должен быть достаточно квалифицированным для выполнения конкретной работы;

2. Опыт выполнения аналогичных задач. Помимо квалификации, очень желательно, чтобы сотрудник уже имел опыт успешного выполнения аналогичной работы;

3. Уровень загруженности работой. Если сотрудник и так уже “завален” работой, не нужно делегировать ему дополнительные задачи, даже в том случае, если он лучше всего подходит для их выполнения. При чрезмерной нагрузке в любом случае неизбежны потери в качестве работы.

4. Работоспособность и стрессоустойчивость. И, наконец, обязательно необходимо учитывать личные психологические качества сотрудника: лучше всего задачу выполнит сотрудник, который хочет ее выполнить, которого она мотивирует, который психологически готов и позитивно настроен к ее выполнению. И, наоборот, если делегирование задачи только вгонит работника в стресс, то он не сможет ее качественно выполнить, даже будучи профессионалом в этой области.

Когда конкретный исполнитель задачи определен, можно переходить к процессу делегирования полномочий. Здесь тоже нужно соблюдать определенные принципы.

1. Указание конечного результата. Постановка задачи подчиненному должна начинаться с указания конкретного конечного результата, к которому он должен прийти, при котором работа будет считаться выполненной. При этом сделайте акцент на важности этой работы для компании и конкретно для сотрудника, которому вы ее делегируете (например, это будет означать для него профессиональный рост, новый необходимый опыт и т.д.) – так сотрудник будет лучше мотивирован.

2. Уровень делегирования полномочий, сроки выполнения, ответственность. Тут же следует четко обозначить уровни делегирования полномочий, то есть, степень самостоятельности сотрудника в принятии решений при выполнении поставленной задачи. Всего существует 5 таких уровней:

Уровень 1 . Четкое следование указаниям. В этом случае работник четко следует инструкциям руководителя и строго их исполняет. Никаких “шагов вправо-влево”. Если он столкнется с тем, что руководитель ему не указал при постановке задачи, он должен будет спросить у него, как быть в этой ситуации.

Уровень 2 . Жесткий контроль. Этот уровень делегирования полномочий предполагает небольшую самостоятельность сотрудника в выборе способов выполнения поставленной задачи, но обо всех этих способах он должен обязательно оповещать руководителя и применять их только после получения одобрения.

Уровень 3 . Рекомендации. Руководитель дает подчиненному советы по выполнению работы, которые носят рекомендательный характер. При желании сотрудник может выйти за рамки этих рекомендаций, если это позволит ему выполнить работу быстрее и эффективнее, без предварительного согласования с начальником.

Уровень 4 . Полная свобода действий и отчетность. Руководитель предоставляет сотруднику возможность самостоятельно искать любые варианты решения задачи, полную свободу выбора. Главное условие – чтобы он регулярно отчитывался о ходе выполнения поставленной задачи.

Уровень 5 . Полная свобода действий. При высшем, пятом уровне делегирования полномочий сотруднику предоставляется возможность полностью раскрыть свой творческий потенциал и действовать так, как он посчитает нужным. В этом случае он даже может быть не ограничен сроками выполнения задачи. Со стороны руководителя осуществляется лишь общий плановый контроль.

3. Обсуждение с работником. Третий принцип делегирования полномочий заключается в том, что для повышения эффективности рабочего процесса целесообразно сначала обсудить с работником поставленную задачу, узнать его отношение к ней, как он видит себя в роли исполнителя, какие варианты решения задачи готов использовать. Делегирование полномочий сотрудникам будет наиболее эффективным, если оно будет строиться по принципу партнерских отношений, а не по принципу руководства и подчинения.

4. Распределение полномочий и ответственности. Следующий принцип делегирования полномочий и ответственности заключается в том, чтобы дать сотруднику ровно столько полномочий, сколько ему необходимо для выполнения поставленной задачи. Если дать их слишком много – это может привести к злоупотреблению служебным положением, а слишком мало – не даст возможности эффективно выполнить работу. Еще здесь важно не “переборщить” с доступом к конфиденциальной информации, а также четко определить уровень ответственности сотрудника за выполнение задачи.

5. Сотрудники низшего звена лучше знают детали. Пятый принцип делегирования полномочий говорит о том, что в деталях и тонкостях конкретной работы всегда лучше разбираются ее непосредственные исполнители. Поэтому если делегировать задачу, связанную с такими деталями, высшему сотруднику, пусть даже более опытному и профессиональному, то у него на выполнение уйдет больше времени, поскольку он сначала потратит время на то, чтобы узнать детали у сотрудников низшего звена. Таким образом, лучше не строить такую цепочку, а делегировать задачу сразу тому, кто с ней справится лучше и быстрее, независимо от должности.

6. Поддержка исполнителя. Менеджер должен не просто делегировать полномочия и забыть, а оказывать необходимую поддержку и помощь исполнителю в реализации задачи, если тот в ней нуждается: советами, рекомендациями, похвалой и т.д. Так задача будет выполнена быстрее и эффективнее.

7. Гласность и публичность. Все сотрудники подразделения или компании должны знать, кому и какие полномочия делегированы, чтобы между ними не возникало каких-то недоразумений. Конечно же, если речь не идет о выполнении какой-то секретной работы. Поэтому о делегировании полномочий сотрудникам лучше всего сообщать публично, чтобы все это слышали.

8. Делегирование интересной и важной работы. Руководитель ни в коем случае не должен делегировать своим сотрудникам только самую “грязную”, черновую, рутинную работу, от которой хочет избавиться сам. Такой подход только окажет крайне негативный эффект на моральный климат в коллективе и, как следствие, общую эффективность работы. Необходимо поручать подчиненным и важные, интересные, творческие задания, в которых они могли бы полностью раскрыть свой потенциал.

9. Пресекание попыток дальнейшего делегирования и возврата полномочий. Представьте себе такую картину: начальник компании делегирует задачу своему заместителю, тот делегирует ее коммерческому директору, тот – своему заместителю, тот – начальнику отдела, тот – начальнику сектора, тот – начальнику смены, тот – конкретному работнику-исполнителю. Это впустую потраченное время, и это абсолютно неэффективно! И, к сожалению, по факту, так происходит во многих компаниях. Поэтому лучше всего сразу поручать задачу непосредственному исполнителю (используя 5-й принцип делегирования полномочий), и если вы доверили кому-то выполнение работы – следить за тем, чтобы он не перепоручал ее другим. Кроме того, если сотруднику делегированы полномочия – он не должен возвращать их без объективных причин.

10. Правильная мотивация. И, наконец, последнее правило делегирования полномочий заключается в том, что сотрудников не просто нужно загружать работой, но и грамотно мотивировать к ее выполнению. Заметьте, что мотивация и стимулирование персонала – это не одно и то же! Мотивация повышает работоспособность и лояльность сотрудников, а излишнее стимулирование – наоборот, снижает.

В заключение я хотел бы обозначить те виды полномочий, которые не подлежат делегированию и должны быть обязательно исполнены собственноручно.

1. Стратегическое планирование. Стратегические направления развития компании должен определять только руководитель. При этом он, конечно же, может советоваться с сотрудниками, интересоваться их идеями, например, используя метод мозгового штурма, но только не делегировать полномочия по определению планов развития предприятия.

2. Найм и увольнение персонала. В небольшой компании все кадровые вопросы тоже должен решать непосредственный руководитель – это же касается и работы структурного подразделения крупной компании.

3. Благодарность сотрудникам. Если вы хотите выразить определенному сотруднику благодарность от лица компании, это необходимо сделать исключительно лично и желательно перед всем коллективом.

4. Важные и рисковые задачи высокого уровня. Не нужно делегировать полномочия по выполнению работы, которая может оказать существенное влияние на бизнес компании. Такие задачи тоже следует выполнять собственноручно.

Теперь вы видите, какую важную роль играет делегирование полномочий в менеджменте, знаете, как делегировать полномочия, какие принципы и правила необходимо при этом соблюдать.

В конце я хотел бы напомнить вам про расстановку приоритетов в работе и Матрицу Эйзенхауэра. Учитывая этот действенный инструмент, необходимо делегировать полномочия, прежде всего, по выполнению не важных, но срочных дел. Так ваше использование рабочего времени будет максимально эффективным!

Желаю вам успехов в практической реализации полученных советов и рекомендаций. Правильно делегируйте полномочия и не забывайте контролировать выполнение подчиненными поставленных задач. До новых встреч на !

Большой Бо пишет:

Понимание, насколько важна эта статья, буквально, для каждого, приходит уже в первых строчках статьи. Я сделаю себе закладку на этой статье, подробно ее разберу и буду стараться внедрить делегирование не только на работе, но и в обычной жизни. Думаю, что в отношениях с дочкой это принесет свои плоды.

Июнь 5, 2015

Грамотное делегирование прав, зачастую это именно то, чего не хватает компании на старте ее существования. Очень важно подобрать ответственного работника, который смог бы выполнить эту работу точно так же как вы, будь у вас больше времени. Но времени нет, а делегировать права приходится! Будем учиться!

Похожие статьи

  • Роль руководителя в коллективе и управлении организацией

    Роль руководителя в коллективе и управлении организацией В этой статье я хочу рассмотреть основные роли руководителя в коллективе и управлении…

  • Составление резюме

    Сегодня подробно рассмотрим один из ключевых вопросов в поиске работы как составить резюме . Как известно, составление резюме является первоочередным…

  • Покупка франшизы

    Покупка франшизы. Каталоги франшиз. Как выбрать франшизу? Я уже писал, что такое франшиза и рассматривал основные преимущества и недостатки франчайзинга…

  • Плюсы и минусы сетевого маркетинга

    В предыдущей публикации я рассказал о том, что такое сетевой маркетинг, в чем заключается его суть и основные принципы, а теперь хочу рассмотреть все…

  • Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра,

    Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную…

О admin

x

Check Also

Дом или квартира: что выбрать

Давайте рассмотрим два направления решения жилищного вопроса: дом или квартира, что выбрать, что купить? В этой статье я хочу сравнить оба эти варианта недвижимости по разным критериям, чтобы вы сами могли сделать вывод, какой из ...

Закон Мерфи

Сегодня я хочу рассмотреть широко известное нынче явление, касающееся проблем в достижении успеха, которое получило название Закон Мерфи. Вы узнаете, что такое закон Мерфи, как он произошел, каковы его следствия, какие русские аналоги есть у ...

Конструктивная и деструктивная критика

В этой статье: Конструктивная и деструктивная критика. Как реагировать? Виды критики. Конструктивная и деструктивная критика. Оставить комментарий Конструктивная и деструктивная критика. Как реагировать? Сегодня мы с вами поговорим о том, что такое конструктивная и деструктивная ...

Мечты и цели

Сегодня мы поговорим на немного отвлеченную тему – про мечты и цели. Предлагаю свободно порассуждать о том, что такое мечта и что такое цель, чем эти понятия отличаются друг от друга, насколько важно в жизни ...

Лизинг недвижимости для физических лиц

Давайте рассмотрим лизинг недвижимости как одну из альтернатив ипотечных кредитов. В этой статье я кратко расскажу, что такое лизинг, немного остановлюсь на том, чем эта услуга интересна для юридических лиц и более подробно рассмотрю лизинг ...

Как сэкономить на строительстве и ремонте?

Сегодня я хочу рассмотреть очередное важное направление экономии расходов и рассказать вам, как сэкономить на строительстве и ремонте. Сразу скажу, что это та сфера расходов, в которой за одно и то же можно заплатить совершенно ...

Принцип Парето (Закон Парето)

Сегодня я хочу рассказать вам про принцип Парето 20/80 (или, как его еще называют, закон Парето, правило Парето, правило 20/80). Хотел бы акцентировать ваше внимание на этой теме, поскольку она объясняет очень многие вещи, которые ...

Распределение семейного бюджета

Распределение семейного бюджета. Как распределить семейный бюджет? В этой публикации речь пойдет про распределение семейного бюджета: я расскажу, какие ошибки люди чаще всего допускают при распределении доходов в семье и как правильно распределить семейный бюджет. ...

Складская логистика

Продолжу рассматривать самые важные виды логистики, и сегодня кратко познакомлю вас с понятием складская логистика. Ознакомившись с этой публикацией, вы узнаете, что такое логистика склада, какие цели и задачи она преследует, каковы ее основные функции, ...

Самые молодые миллионеры выбрали заработок в интернете

Самые молодые миллионеры выбрали заработок в интернете Сегодня я продолжу тему богатства и представлю вашему вниманию несколько реальных историй подростков, создавших хороший заработок в интернете и разбогатевших еще в юном возрасте. Знакомьтесь: самые молодые миллионеры ...

Мифы о работе

В этой публикации я хочу собрать все самые распространенные мифы о работе и дать им свою оценку. Дело в том, что еще каких-то 200-300 и более лет назад понятий “наемная работа”, “трудоустройство” не существовало вообще. ...

Нужно ли учиться в институте?

Сегодня решил посвятить публикацию такой вот интересной и весьма неоднозначной теме: нужно ли учиться в институте, что дает обучение в ВУЗе? Причем, как вы уже наверное догадались, я буду рассматривать этот вопрос с точки зрения ...

Куда вложить небольшую сумму денег (100-1000)?

Сегодня предложу вашему вниманию несколько советов и рекомендаций о том, куда вложить небольшую сумму денег (100-1000 долларов, рублей, гривен). Многие ошибочно предполагают, что частные инвестиции – это прерогатива богатых. На самом деле это заблуждение: истории ...

Тренд рынка

Сегодня мы поговорим о том, что такое тренд рынка, как его определить, какие бывают виды трендов, как построить линию тренда, как вести торговлю по тренду, и почему вообще это так важно. Кому-то эта тема будет ...

Волновой анализ

Сегодня мы продолжим изучение важных инструментов технического анализа рынков и рассмотрим волновой анализ графиков, в основе которого лежит так называемая теория Эллиотта. В этой статье я постараюсь максимально доступно объяснить, что такое волновой анализ, для ...

Дональд Трамп: биография, история успеха, книги

Сегодня мы поговорим о том, кто такой Дональд Трамп: биография, история успеха, книги, мысли, состояние, президентская компания и другие главные факты из его жизни. На текущий момент Дональд Трамп – кандидат в президенты США, и ...

Рейтинг@Mail.ru